業務上のヒューマンエラーには気をつけなければいけません。特に多いミスがメールの誤送信です。「宛先の設定ミス」「To/CC/Bccの設定ミス」「添付ファイルの選択ミス」のメールの誤送信によって、情報漏えいが起きています。
メールの誤送信は気が付きにくく、利用者に指摘されて気がつくケースが多いです。このように社外の人に指摘をされてしまうと信用を失います。そのため、メール送信前に上長に承認をもらうなど、情報管理体制を整えましょう。

介護システム未導入の施設では、USBメモリにデータを保存しているケースが多いです。ケアプランやサービス担当者会議でUSBを持ちだす機会もあるでしょう。しかし、USBメモリを紛失するトラブルも多いです。
実際に、滋賀県の某介護老人保健施設でUSB 紛失のトラブルが起きました。職員が施設駐車場付近の路上で紛失してしまったのです。
そのUSBメモリには、介護施設の利用者の氏名や家族構成、介護サービスの利用履歴などの個人情報が入っていました。個人情報の漏えいを防ぐためにもUSBメモリの持ち出し禁止や、持ち出す際は許可を得るなど管理体制を整えましょう。

見落としがちなのが、業務用携帯電話（スマートフォン）の紛失です。介護記録支援システムを導入して、スマートフォンで介護記録を行う施設が増えています。しかし、スマホを作業場に置きっ放しにして紛失するトラブルも多くあります。特にスマートフォンは盗難の被害に遭う可能性があるため取り扱いに注意をしましょう。
利用者の個人情報を含むスマートフォンを落としてしまうと悪用されてしまうかもしれません。そのため、スマートフォンやパソコンには、必ずロックをかけておきましょう。

施設内でしっかりと対策をしても、移動中に書類の盗難や紛失してしまうこともあります。実際に、訪問介護の移動中に、ヘルパーの手提げ袋が盗まれる事件が起きました。その手提げ袋には、新規依頼書や訪問介護記録、派遣予定表などの書類が入っていたのです。
休憩時間中に、乗用車に手提げ袋を置いたままにして、車上荒らしの被害に遭うことも珍しくありません。休憩中でも手提げ袋などは持ち歩くようにしましょう。

施設内で保管している書類は、スタッフで共有するものです。そのため、所定の位置に戻すことが指示されています。また、重要書類は施錠があるキャビネットに保管しておけば安心です。
ルールを設けていても、書類を放置したまま離席するスタッフもいます。このような安易な放置が、書類の所在不明のトラブルにつながってしまうのです。そのため、スタッフに対して、情報漏えいリスクについて周知徹底化を図りましょう。

提携先にデータを送る時に、フリーメール_（※1）を利用すると、不正アクセスに狙われやすくなります。実際に、フリーメールを利用した医師が不正アクセスに狙われて、患者の個人情報が洩えいしたという報道もありました。このようなフリーソフトのダウンロードは許可なくさせてはいけません。
また、近頃では「エモテット(EMOTET)」と呼ばれるウイルス感染メールが普及しています。エモテットは過去に取引した顧客になりすましたメールを送ってきます。このメールを開封するとウイルス感染して、個人情報が盗まれてしまうのです。サイバー被害も増えているので、セキュリティ対策を行っておきましょう。

（※1）無料で利用できるメールサービス